研究生在正式入学之前，第一次同导师的接触可能就是发邮件联系导师。无论是联系导师，还是其它的事情，作为研究生身份，或即将成为研究生的学生，在校期间给老师或合作单位人员写邮件，是需要注意的一个事情。博主结合自己收发邮件的经验，认为发邮件需要注意的事项大致如下。
研究或工作方面使用的邮箱，如无不便，尽量使用单位的（例如大学、公司）的邮箱，这样一者显得正式一些，二者有些国外的单位会将门户网站邮箱的邮件作为垃圾邮件屏蔽，造成交流不畅。如果没有单位的邮箱，门户网站邮箱的名字也最好正式一些。
最应该注意的是用有些邮箱给对方发邮件，在对方邮箱中显示该邮件的发出者是“昵称”，而很多“昵称”十分不正式，有的搞笑的成分十足，博主收到很多事情很重要、内容很正式、但是显示的发件人的名字十分让人记忆深刻的邮件，例如发件人显示的是：我是膀爷我怕谁、衰哥不是帅哥、知道我在等你吗、深夜姐姐很寂寞、我要吃三个馒头等。用这些邮箱发邮件，无疑会减弱邮件本身的正式程度。虽然是电子邮件，但也是一封信。
信，就有它的基本格式内容等。建议学生写邮件时注意一下几点：不要省略邮件主题，主题最好简明扼要。正文要有比较合适的称呼，称呼+“：”，第一行结束。第一次给对方写信，正文开始一定有一个合适的自我介绍。部分学生可能认为即使介绍对方也不认识自己，就忽略了自我介绍，博主认为是不太合适的想法。自我介绍的清楚明白，可以使对方对自己有一个方便准确的定位，是后续顺畅交流的前提。
例如简单的可以说“我是今年上您某某课程的某某专业某某班的学生，叫某某某”。虽然对方可能不记得名字，但是这样一个简单的介绍，就很方便地使对方对自己有一个明确的定位。正文一定要把事情说清楚，不要让对方猜自己写邮件的目的。即使正文中已经自我介绍，信件最后的署名一定不要漏掉。如有附件，正文中最好提一下附件的内容。
如果对方是长辈或老师领导，收到对方回信后，记得再回一封，一者表示来信收到，二者表示感谢等，比对方多写一封，即让对方停止写信较为妥当。如果是重要的信件，或者对方着急等的信件，发出之后，可以给对方手机发个短信说明什么什么邮件已发，请注意查收等。关于收信，建议使用Foxmail等软件，设置为若干分钟自动收信，收到信后尽快回复。
如果不能很快完成对方邮件的要求，可以先会一封说明邮件收到，正在应对和处理相关事情，争取尽快完成并回复等。也就是不要让对方有发完邮件就石沉大海的感觉。关于发信，一般没有要求，什么时间都可以，但是现在有的邮箱同手机号码绑定，收到邮件后会自动发短信到对方的手机，这样的情况建议注意不要在深夜等不适合短信提醒的时间发邮件，以免造成打扰。
常见的、应注意避免的问题：发件人名称搞笑（不正规）、漏掉邮件主题（不完整）、没有称呼（不是完整邮件；显得不礼貌）、正文同称呼在同一行写（格式不对；不利于阅读）、没有自我介绍（谁会跟一个不明身份的蒙面人交流呢？）、没有署名（不是完整的信件）、正文不提附件的内容，容易忽略附件、最不好的，就是只有附件，没有正文的邮件。
打个比方，A老师让学生将一份材料送给B老师，学生敲门进入B老师办公室，可能说明是A老师让送来的什么什么材料，blabla，不会进去什么话都不说，将材料一放就走。口头说明就相当于邮件正文，材料相当于附件。没有正文只有附件的邮件，是否像什么都不说，将材料一扔就走的情况？除非写信人跟对方很熟，且对方知道要发某文件的情况。但是作为学生，给老师写信，建议在任何情况下都不要省略正文。
希望各位研究生能通过邮件，促进自己事情的成功，不要因为这些细节影响了事情的进程。